Den nye arkivlov og kommunearkiverne

Den 17. december 2002 vedtog Folketinget en ny arkivlov til ikrafttræden den 1. juli 2003. De væsentligste ændringer i loven er:

- En større ligestilling mellem statslige og kommunale arkivalier, herunder afleveringspligt til offentligt arkiv for kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om personoplysninger.

- Den almindelige frist for, hvornår den offentlige forvaltnings arkivalier er tilgængelige for offentligheden, er nedsat fra 30 til 20 år. Adgangen til at fastsætte længere frister i særlige tilfælde er opretholdt, men der er som hovedregel fastsat en overgrænse på 60 år for en tilgængelighedsfrist.

- Den særlige tilgængelighedsfrist på 80 år for arkivenheder, der indeholder oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold, er nedsat til 75 år. Samme frist gælder for sager inden for strafferetsplejen. På en række områder, hvor der ikke er hensyn, der kan begrunde opretholdelse af en 80 års tilgængelighedsfrist, er fristen nedsat til 50 år.

- Lovens anvendelsesområde er udvidet til også at kunne omfatte offentligt ejede selskabers arkivalier efter en konkret vurdering af, om deres bevaring har en historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig betydning.

- Der åbnes med en ny bestemmelse i loven mulighed for, at institutioner, som ikke i lovens forstand er offentlige arkiver, kan indsamle og bevare private arkivalier, der er omfattet af reglerne i persondataloven. Det forudsættes, at institutionerne opfylder kravene til sikring af beskyttelseshensynene til den enkelte borger.

Lad det være sagt med det samme. Den nye arkivlov tilgodeser langt fra de ønsker, som SLA og SKA fremførte, da loven blev behandlet i folketinget. Kort sagt kan man sige, at vi på arkivområdet i modsætning til museums- og biblioteksområdet ikke har en kulturbevaringslov, men en myndighedslov, som sikrer at myndigheder har hjemmel til at kassere det meste af de offentlige arkivalier. Prioritering af den private del af den arkivalske kulturarv er ikke på tale!

Alligevel må den ny arkivlov siges at rumme forbedringer for de dele af det kulturbevarende arbejde, lokalarkiver og stadsarkiver varetager. Den væsentligste forbedring er nok, at de kommunalt skabte arkivalier formelt ligestilles med de statslige arkivalier, så kommunerne efter samme regler skal stille de kommunale arkivalier til rådighed for interesserede. Kommuner kan ikke længere afvise en forespørgsel om at måtte benytte en protokol eller sag, som efter lovens tilgængelighedsbestemmelser er tilgængelig. I takt med at de historisk interesserede finder ud af, hvor meget ”historisk guld” kommunernes arkiver rummer, vil brugen stige markant.

Nedsættelse af tilgængelighedsgrænsen med fem år for personsager vil efter min mening ikke få den store betydning. Den er nærmest kosmetisk og til ære for pressen, som i revisionsarbejdet især har sat fokus på spørgsmålet om pressens, forskernes og offentlighedens adgang til at benytte myndighedernes sager og arkiver.

Derimod får nedsættelse af den generelle tilgængelighedsfrist for de offentlige arkivalier fra 30 år til 20 år reel betydning. Oplysninger kan/skal stilles til rådighed væsentlig tidligere end nu. Det vil øge interessen for den nyere historie, men den vil også stille store krav til kommunerne i forbindelse med at gøre arkiverne tilgængelige. Man skal her være opmærksom på, at de ti års yderligere tilgængelighed ligger i 1970’erne og 80’erne, hvor administrationen og papirmængderne i kommuner og amter efter kommunalreformen eksploderede. For de fleste kommuner vil det antageligt betyde, at der i de kommende år må sættes ekstra fokus på ordning, registrering samt tilgængeliggørelse af de kommunale arkiver.

Samme virkning vil lovens paragraf 21, som pålægger kommunerne at aflevere arkivalier, der er omfattet af lov om beskyttelse af personoplysninger, og som skal bevares, til et offentligt arkiv.

Perspektivet i arkivloven er, at langt de fleste kommuner i de kommende år må bruge flere ressourcer på at gennemføre bevaring og kassation, registrering og formidling af kommunernes arkiver. De ca. 20 kommuner der allerede har et offentligt arkiv vil alt andet lige slippe nemmere end de øvrige, for her er der allerede etableret et frugtbart samarbejde mellem arkiv og administration med det formål at sikre kassations- og bevaringsbehandling ved kilden mv. På den måde får man fagligt kompetent, effektivt og økonomisk planlagt informationernes livscyklus fra etablering over sagsbehandling til kassation eller historisk vidnesbyrd. Når såvel de økonomiske som de kulturelle fordele ved at se helhedsorienteret på de kommunale informationer bliver tydelige, vil en række af købstadskommunerne antagelig inden for en kortere årrække følge eksemplerne fra de kommuner, som allerede har etableret eget offentligt arkiv.

Nogle kommuner vil være for små til at bære et offentligt arkiv alene, men en løsning for dem kan være at indgå i fælleskommunale samarbejder eller at købe konsulentbistand fra en kommune med stadsarkiv og dermed ansatte arkivarer.

Med de indledende bemærkninger in mente, må jeg specielt for sikringen af den lokale kulturarv, som ligger i kommunernes arkiver, slå fast, at arkivloven rummer væsentlige forbedringer, og at jeg forventer, at den vil betyde en styrkelse og en større udbredelse af de offentlige arkiver i kommunerne.