Nordjyllands Kulturhistoriske Søgebase - et  ABM-projekt 

Nordjyllands Kulturhistoriske Søgebase, i daglig tale NOKS, blev lanceret på Internettet den 25. februar 2002 som det første danske forsøg på fælles søgning i arkiver, biblioteker og museers samlinger. Forud var gået et års arbejde, og knap 1,2 millioner kr. var brugt. Det Digitale Nordjylland, Aalborg Kommune, Museumsrådet i Nordjyllands Amt, Frederikshavns Kommune samt Vendsyssel Historiske Museum finansierede projektet, og de deltagende institutioner lagde arbejdskraft til, styret af en projektleder. 

Deltagere var Bangsbo Museum og Arkiv i Frederikshavn, Vendsyssel Historiske Museum og Historisk Arkiv og Vendsyssel Kunstmuseum i Hjørring samt Aalborg Historiske Museum, Nordjyllands Kunstmuseum, Aalborg Stadsarkiv og Det nordjyske Landsbibliotek i Aalborg. Projektprocessen blev bevidst baseret på ABM-principper i den forstand, at styregruppe og arbejdsgrupper har haft ligelig repræsentation fra de 3 forskellige institutionstyper.

Projektets hovedintention var at realisere en fornuftig søgning på tværs i arkiver, biblioteker og museers samlinger, eksemplificeret ved en række samlinger i Nordjylland. Teknisk set er det sket ved at lave udtræk til en ny NOKS-database. Den store udfordring var at finde et fornuftigt og holdbart skæringspunkt mellem de 3 forskellige systemer/formater: arkivernes ARKIBAS, Dansk Museums Index og bibliotekernes danMarc2, således at en grundlæggende og forsvarlig ensartethed kunne fastholdes sammen med en let tilgang til søgningen.

Sagsbegreber, søgeord og emner er forskellige på tværs af ABM, og det er i bund og grund vanskeligt at gå fra den ene til den anden institution både for den øvede og den mindre øvede bruger. Det er nemt nok at lave fritekstsøgning i udvalgte felter på tværs af strukturerne; men man kan så diskutere resultatet af de efterfølgende søgninger. Det svære har været at etablere et fælles søgesystem, der afspejler de henvisninger, der faktisk er foretaget til de enkelte registreringer ude på institutionerne. Vi tog udgangspunkt i godt 12.000 anvendte søgeord på de 3 institutioner. De blev reduceret til ca. 4.500, der alle går på tværs, og som der kan vælges fra og søges med.

For at nå hertil skulle der brydes barrierer mellem de tre forskellige registreringssystemer. Det har i den sammenhæng været en væsentlig sidegevinst, at et oplagt fagligt samarbejde om registrering og formidling er etableret i forlængelse af NOKS.  

Et andet væsentligt aspekt har været at sikre bredden og volumen i basen. Projektet skulle være realistisk i den forstand, at så mange registreringer og så mange emner som muligt skulle med i basen. På den baggrund har det været helt afgørende at anvende de allerede eksisterende elektroniske registreringer fra de deltagende institutioner - renset for de værste utilsigtede fejl og bemærkninger, der ikke var beregnet for offentligheden.

Det har også været et mål at nå en meget bred målgruppe. De fleste søgebaser er teksttunge og kedelige, fordi man har fokuseret mere på mange hits og mindre på præsentation og forudsat en vis viden om institutioner og samlinger. Vi har bevidst prioriteret design højt og sat ressourcer af til at lave elektroniske nedslag om vintervejr i Hjørring, tobaksindustri i Aalborg, salg af Ferm vaskemaskiner i Frederikshavn og en regional togtur til at binde det hele sammen – alt sammen for at for gøre nye potentielle brugere interesserede i basen.

NOKS endte med at blive en søgebase med 115.000 registreringer, hvortil der er knyttet ca. 8.000 gengivelser af den registrerede genstand eller det registrerede fotografi, ligesom også lydoptagelser og filmklip kan høres eller ses. 70 % af posterne stammer fra arkiver, 15 % fra museerne og 15 %  fra bibliotekernes lokalsamlinger. De 15% biblioteksposter dækker en næsten 100% registrering af litteratur om Nordjyllands Amt.

Der er i løbet af det første år foretaget mere end 60.000 søgninger i databasen. Publikum har taget den til sig, og brugen er stadig stigende. Der er et marked for ABM-baser. Interessen kan bestemt også mærkes gennem et forøget antal henvendelser på institutionerne. Halvdelen af søgningerne er foretaget via fristekstsøgning og den anden halvdel via søgesiden. Det er positivt; men der er vanskeligheder med at få det fulde udbytte af den strukturerede emneordssøgning, et problem som NOKS ikke er ene om at have. I et fokusgruppe-interview har brugerne gjort opmærksom på, at der kan laves en række forbedringer i hjælpetekster m.v. Generelt udtrykkes meget tilfredshed med koncept og produkt.

Det er et regionalt mål at etablere en driftssituation hvor deltagerantallet kan udvides og basen opdateres mindst en gang årligt. På sigt arbejdes der imod en løbende opdatering. Budgettet ligger på 150.000 - 200.000 kr., og finansieringen tænkes etableret via amt, kommuner og de deltagende institutioner - samt virksomheder og organisationer, der kan købe sponsorater i form af skiftende gode historier på forsiden af NOKS. Det er også et mål at skabe muligheder for at andre regioner kan gøre nye erfaringer med en NOKS-template. For nærværende arbejdes med at skabe grundlag for en VAKS i Vejle Amt. For brugerne skal NOKS fortsat være gratis.

I det store perspektiv giver NOKS nogle erfaringer på den lange vej mod en nødvendig afklaring af den nationale politik på ABM-området i forhold til formidling af kulturarven. Det er vigtigt at ABM-aspektet fastholdes i selve arbejdsprocessen, fordi de reelle forskelle er så store. Med udgangspunkt heri er det afgørende at der lægges ideale principper og realiserbare standarder frem fra centralt hold.

NOKS repræsenterer nogle erfaringer på regionalt plan. I det store og virklighedsnære perspektiv skal den fælles formidling af kulturarven forholde sig til eksisterende og kommende nationale baser som DANPA, Museernes Samlinger, DAISY fra Statens Arkiver, ARKIBAS.dk, lokalbibliografiske databaser via Lokallit.dk, folke- og forskningsbiblioteker via bibliotek.dk og mange flere.

NOKS er på den baggrund glad for at kunne bidrage med erfaringer i den arbejdsgruppe, som Statens Arkiver, Kulturarvsstyrelsen og Biblioteksstyrelsen har nedsat i foråret 2003 med det formål at finde frem til fælles standarder.  

Kirsten Boel, stadsbibliotekar, Det nordjyske Landsbibliotek

Mogens Thøgersen, museumsdirektør, Vendsyssel Historiske Museum
Jens Topholm, arkivar, Aalborg Stadsarkiv